En aquest post vull explicar-vos una estratègia/eina de gestió de tasques que resulta molt útil quan tenim la sensació que no centrem bé la nostra energia i que no aprofitem el temps fent 76 coses alhora.
Els conceptes en els quals està basada aquesta eina són els que definia Covey en el seu famós quadre urgent-important.
Sense allargar-me més us explico com fer-ho.
Pas 0: sigues conscient de la teva manca d'organització funcional, o no.
És possible que si estàs llegint això ja tinguis sospites d'aquest fet, però per si no ho tens clar preguntat això:
- Sento que a la feina sempre estic apagant focs?
- A vegades em sento sobrepassada per les petites coses que he de fer i no sé per on començar?
- Tinc molts llocs on vull començar a organitzar-me (llibretes, aplicacions, calendaris) però no n'utilitzo cap del tot?
Si aquestes afirmacions et ressonen és molt probable que estiguis en un d'aquests 2 casos:
1- No tens estratègies funcionals d'organització (aquí podem treballar-hi, aquest exercici et funcionarà)2- Treballes per una empresa/organització caòtica. (aquí, molta calma)
Com saber si el teu cas és 1 o 2? pregunta't el següent:
Què és el que està a les meves mans per canviar aquest model organitzatiu?
Si tens respostes, ets el cas 1, si no tens respostes o les respostes parlen de coses que haurien de fer els altres, ets el cas 2.
Pas 1: fes una llista
Comença fent una llista de totes les tasques que tens al cap que has/vols fer.
Aquesta primera llista no ha de tenir ordre, ni prioritats, ni res ;) és sols un buidatge.
Un cop hagis fet la llista si vols fes grups de tasques per temes, per exemple: pots agrupar per clients, per tipus de feina, per persones que duran a termes la tasca...
Pas 2: Distribueix les tasques en post its
Anota cada una de les tasques de la llista en un post it. Si vols (si has agrupat per clients, per exemple), pots assignar a cada client un color de post it.
Així totes les tasques que facis per l'empresa Pepeta seran amb post it grocs, les que facis per la multinacional Enriqueta amb post it verds i les que facis per Google i Nike amb post it roses.
Pas 3: Utilitza la paret
Ara que ja tens totes les tasques en post its toca fer la part realment interessant de l'eina: distribuir les tasques de forma funcional.
Crea una pissarra amb 4 títols:
Urgent i important: Aquí hi aniran els post its de coses urgents que s'han de fer avui sí o sí. En aquest espai és on ja preveiem que hi aniran algunes trucades/mails amb imprevists.
Sabent-ho és una bona idea posar-hi un postit indicant-ho.
Important: Aquí hi aniran totes aquelles tasques que és important que fem tan avui com aquesta setmana. Una tasca important clàssica és revisar el mail, per saber si tenim alguna cosa urgent i important pel dia.
Ho volem fer, però no és urgent: aquí hi posarem la gran majoria dels post its, tasques que volem fer i que són importants, però que no són urgents. Comprar un quadre per la recepció, organitzar un dinar de feina, preparar les idees per un projecte que tenim més endavant són taques que podrien anar aquí.
Tasques acabades: aquest apartat comença buit i la gràcia és que al llarg del dia i de la setmana es va omplint d'aquelles tasques importants i urgents i importants que hem anat fent.
Espero que aquest post us resulti interessant i útil!
